Chức năng kế toán trong hệ thống itoursys làm chức năng gì
Hệ thống kế toán trong phần mềm itoursys với nhiệm vụ kiểm soát mọi vấn đề thu chi liên quan đến quá trình bán tour và dịch vụ. Hệ thống sẽ giúp kiểm soát toàn bộ dòng tiền đầu vào và đầu ra trong suốt quá trình thực hiện dịch vụ với khách hàng. Ngoài ra hệ thống thực hiện chức năng kiểm soát các sai sót liên quan đến tài chính các bộ phận để giúp lãnh đạo quản trị tốt doanh nghiệp.
Các thành phần kế toán trong hệ thống itoursys
Trong hệ thống kế toán của phần mềm quản lý tour du lịch itoursys có rất nhiều quy trình nghiệp vụ giúp quá trình kiểm duyệt, theo dõi công nợ được rõ ràng, minh bạc. Mọi số liệu đều được đưa tự động từ các bộ phận khác, giúp giảm thiểu thời gian làm việc của bộ phận kế toán. Ngoài ra hệ thống hỗ trợ bộ phận kế toán kiểm duyệt toàn bộ số liệu, lên bức tranh toàn cảnh về mua bán dịch vụ. Thực hiện quyết toán tour để giúp cho số liệu được chốt kịp thời.
Quy trình theo dõi thu tiền
Quy trình này được bắt đầu từ bộ phận sales, giúp kế toán biết được tổng số lượng tiền phải trả và các đợt trả tiền của khách hàng. Từ đó hoạch định việc phê duyệt trả tiền dịch vụ. Tùy theo quy định của mỗi công ty, hệ thống có quy trình chặt trẽ cho việc yêu cầu khách hàng phải trả tiền trước thì mới tiến hành cho phép trả tiền đặt dịch vụ với nhà cung cấp. Quá trình theo dõi trên hệ thống sẽ giúp cho công ty tránh được thiệt hai nếu có rủi ro xảy ra.
Ngoài ra nếu cần phê duyệt những trường hợp đặc biệt thì sẽ có phân cấp quản lý để thực hiện theo các yêu cầu này.
Các chức năng cho quá trình thu tiền gồm:
-
Tạo và in ra invoice gửi khách.
-
Quản lý các đợt trả tiền của khách.
-
Quản lý các hình thức thu tiền của khách như tiền mặt, chuyển khoản, thẻ tín dụng, nhờ nhà cung cấp, nhờ guide thu hộ v.v...
-
Quản lý các khoản phát sinh riêng lẻ trong quá trình đi tour.
-
Quản lý các khoản refund cho khách, các khoản này đều phải phân cấp phê duyệt.
-
Quản lý thu tiền theo từ nhóm đi chung đoàn.
-
Hệ thống nhắc nhở các deadline thu tiền để không bị quên và sót.
-
Tổng hợp doanh thu theo tháng/quý năm
Quy trình phê duyệt trả tiền:
Mọi khoản chi trả ra bên ngoài, dù cho bất kỳ ai đều được hệ thống lưu lại chi tiết. Với quy trình này, bất kỳ khoản yêu cầu thanh toán nào từ phía bộ phận điều hành đều phải được kiểm soát chặt trẽ. Để 1 khoản chấp nhận thanh toán, hệ thống cung cấp cho người phê duyệt toàn bộ lịch sử hình thành dữ liệu khoản chi, cân đối với khoản thu được để người quản lý phê duyệt. Do vậy giúp người phê duyệt có đủ thông tin trước khi thực hiện công việc của mình. Chính vì tính minh bạch này của số liệu mà các hoạt động của doanh nghiệp được hoạt động chặt và chuẩn mực.
Một số tính năng cho hệ thống phê duyệt
-
Quản lý phê duyệt các khoản phê duyệt trả trước, yêu cầu đặt cọc từ nhà cung cấp.
-
Quản lý phê duyệt các khoản trả sau cho nhà cung cấp.
-
Quản lý phê duyệt các khoản tạm ứng cho guide.
-
Quản lý phê duyệt các khoản chi phí phát sinh trong quá trình điều hành tour
-
Hệ thống theo dõi tài chính mỗi đoàn để giúp ra quyết định chính xác.
-
Hệ thống hỗ trợ theo dõi định mức mỗi dịch vụ, để nắm được việc chi có tối ưu không.
-
Tổng hợp doanh thu theo tháng/quý năm
Với hệ thống kiếm soát, có sự trợ giúp thông tin ra quyết định, giúp người quản lý có thể nắm bắt được thông tin đa chiều để quyết định nhanh và kịp thời mà không làm ảnh hưởng đến tiến độ chung công việc. Nếu có bất cứ lý do không phê duyệt thì phải nêu phương hướng khắc phục đến bộ phận cụ thể.
Quy trình chi trả tiền cho nhà cung cấp
Hệ thống chi trả tiền cho nhà cung cấp trên hệ thống itoursys có rất nhiều tính năng nổi trội. Các khoản chi trả sẽ được thiết lập thành các kế hoạch trả tiền. Điều này sẽ giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp cân đối được toàn bộ hoạt động tài chính doanh nghiệp. Kiểm tra được dòng tiền để quyết định các thời điểm chi trả hợp lý. Do vậy với hệ thống quản lý chi trả trên itoursys, các doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong quản lý và vận hành doanh nghiệp.
-
Quản lý tình trạng các khoản chi trả của từng món.
-
Tổng hợp các khoản chi trả thành đợt chi trả.
-
Thực hiện chức năng lựa chọn các khoản chi trả trên khoản tiền thiết lập sẵn.
-
Quản lý các khoản tiền chi trả theo nhiều mệnh giá tiền.
-
Quản lý các khoản cấn trừ với nhà cung cấp.
-
Quản lý hiệu quả doanh thu.
Quy trình quyết toán đoàn
Hệ thống có quy định về thời gian quyết toán đoàn, với mỗi công ty thì đều có khả năng thiết lập thông số thời gian quyết toán đoàn khác nhau. Việc quyết toán đoàn giúp đóng gói được các đoàn để không bị treo các khoản còn tồn với nhà cung cấp và với khách hàng.
-
Thực hiện việc kiểm tra và quyết toán đoàn với toàn bộ bảng thu chi rõ ràng.
-
Thực hiện việc quyết toán với guide.
-
Tạo báo cáo thống kê gửi sở du lịch.
-
Báo cáo chi tiết lãi lỗ với từng nhân viên sales.
-
Export số liệu theo các chuẩn pm kế toán khác để phục vụ import.
-
V,v,
Phần mềm kế toán du lịch trên phần mềm itoursys với mục đích kiếm soát chặt trẽ các dịch vụ và mọi quá trình thực hiện. Sẽ giúp doanh nghiệp có được chốt chặn về số liệu chính xác và hiệu quả. Để phục vụ cho việc nâng cao hiệu quả doanh nghiệp cũng như nâng cao công tác quản trị doanh nghiệp. Với hệ thống kế toán du lịch này, doanh nghiệp có thể định hướng được khả năng phát triển trong tương lai, cũng như các biện pháp tối ưu tài chính, kiểm soát dòng tiền trong doanh nghiệp hiệu quả nhất.
Còn rất nhiều tính năng khác mà hệ thống đã tối ưu, giúp các công ty du lịch hoạt động chặt trẽ cũng như giảm bớt quá trình theo dõi hoạt động. Liên hệ với chúng tôi để nhận được tư vấn miễn phí và hiệu quả nhất với doanh nghiệp.
Tel/zalo/whatapps: 0966856780.
email: info@pngsoft.com và pngsoftsales@gmail.com
Xin chân thành cảm ơn!
