Việc cho thuê và quản lý xe du lịch bằng excel hiện nay chủ yếu phù hợp với các đơn vị ít người. Tuy nhiên với sự phát triển của ngành du lịch trong thời gian qua, cách quản lý bằng tay này đem đến rất nhiều khó khăn trong khâu quản lý. Do vậy nền tảng itoursys có tích hợp hệ thống cho thuê xe du lịch online. Khách hàng có thể lựa chọn thông tin thuê xe, thời gian và hành trình. Hệ thống sẽ gửi lại báo giá cho khách hàng. Và sẽ theo dõi và cập nhật toàn bộ quy trình phát sinh và hỗ trợ khách hàng trong suốt quá trình sử dụng dịch vụ thuê. Với hệ thống này, doanh nghiệp không cần quá nhiều người mà vẫn hoạt động hiệu quả.
Tại sao cần hệ thống quản lý thuê xe
Thuê và quản lý đầu xe là vấn đề phức tạp, hầu hết các doanh nghiệp vận tải chủ yếu thực hiện công việc bằng tay, trên excel, hoặc trên zalo. Chủ yếu là mọi người đều nghĩ rằng do số lượng đầu xe mình ít thì không cần thiết phải quản lý. Điều này là vấn đề rất không hợp lý, bởi lẽ dù số lượng xe ít thì có 2 vấn đề cần quan tâm:
- Việc cho thuê xe có rất nhiều thay đổi: nó biến động theo đoàn khách. Nếu số lượng khách ít họ sẽ chỉ thuê xe nhỏ, nhưng khi số lượng khách tăng lên lúc đó cần xe loại khác lớn hơn. Do vậy, sự biến động sẽ làm thay đổi và điều chỉnh rất nhiều.
- Tối đa hóa sử dụng xe: Việc cho thuê xe liên quan nhiều đến hành trình, những chương trình đường dài có cả chiều đi và chiều về. Vì vậy làm thế nào để tối ưu hóa việc sử dụng xe để tăng lợi nhuận, tiết kiệm chi phí là vấn đề thiết thực với doanh nghiệp. Do vậy cần hệ thống giúp kiểm soát hành trình, lái xe và những chi phí phát sinh khác.
Các chức năng chung trong hệ thống quản lý thuê xe
Rất nhiều bước để các công ty quản lý dịch vụ thuê xe cần xem xét cụ thể để vận hành linh hoạt.
Về cơ bản sẽ có những bước quản lý xe như sau.
Quản lý các đầu xe và cấu hình
Những thông tin về xe bao gồm :
-
Tên xe (Camry, vios).
-
Số chỗ.
-
Hình ảnh xe
-
Thông số cơ bản xe
-
Biển số xe.
-
Đời xe
Xây dựng bảng giá dịch vụ xe.
Có 2 hình thức xây dựng bảng giá xe.
- Giá xe theo km. Nghĩa là thiết kế bảng giá theo từng loại xe và đơn giá theo km. Cách này thì sẽ linh hoạt cho khách hàng, nhất là với những khách hàng customized
- Xây dựng bảng giá theo chặng: xuất phát từ định mức theo km, công ty xây dựng nên các bảng giá theo hành trình. Dựa vào kinh nghiệm và số km thường sử dụng trên mỗi chặng để báo giá cho khách. Với cách này giúp khách hàng lựa chọn nhanh và book đặt cũng nhanh chóng.
Quản lý quá trình đặt xe:
Đây là quá trình kiểm soát các đơn hàng theo yêu cầu của khách.
Nội dung cơ bản gồm:
- Tên đơn hàng.
- Số lượng khách
- Số lượng xe,
- Hành trình.
- Điểm đón/điểm trả.
Hệ thống điều hành xe:
Đây là chức năng quan trọng trong hệ thống điều hành xe, việc xếp xe theo ca nào để tối ưu các hoạt động xe là vấn đề quan trọng. sau đó là thông tin về tài xế lái xe.
Việc điều hành xe thông minh sẽ làm giảm các chi phí không cần thiết và tăng hiệu quả doanh nghiệp. Hầu hết các doanh nghiệp sẽ sử dụng excel để làm công việc này tuy nhiên việc làm như vậy sẽ rất khó khăn trong việc theo dõi và điều chỉnh thông tin.
Ngoài ra vấn đề quan trọng trong quá trình điều hành xe là xử lý các trường hợp thay đổi, và theo lịch trình. Bởi vì có trường hợp khách đi chỉ 2 khách, nhưng lúc đón về là 30 khách. Như vậy có thể phải sử dụng xe 45 chỗ ngay từ đầu để đón đủ lượng khách về, nếu không phải điều 2 xe cho trường hợp này.
Hệ thống quản lý công nợ
Thường với các đơn vị cho thuê xe, rất nhiều các chi phí phát sinh. Do vậy thường thu tiền trả sau, dẫn đến công tác làm công nợ phải sát sao, và chuẩn. Hệ thống phần mềm tour du lịch itoursys có chức năng kiểm soát chặt trẽ công nợ để đảm bảo các phát sinh đều được giải quyết triệt để cho doanh nghiệp.
Và rất nhiều tính năng khác giúp khách hàng quản lý xe thuận tiện. Các vấn đề quý khách quan tâm xin liên lạc với chung tôi.
Tel/zalo/whatapps: 09066856780.
email: info@pngsoft.com và pngsoftsales@gmail.com
Xin chân thành cảm ơn!
